ll Whistleblowing è la rivelazione spontanea da parte di un individuo (spesso un dipendente) di attività illegali, immorali, illecite, o fraudolente commesse all’interno di un ente pubblico o privato e che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, delle quali lo stesso sia stato testimone nell’esercizio delle proprie funzioni.
Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del d.lgs 196/2003, così come modificato dal d.lgs101/2018, si fornisce all’Interessato, cui si riferiscono i dati personali, l’informativa inerente al trattamento dei dati che lo riguardano.
Il Titolare del trattamento è Acqualatina S.p.A., C.F. e partita IVA 02111020596, avente sede legale in Latina, V.le PL Nervi snc Torre 10 Mimose, pec: acqualatina@pec.acqualatina.it, cui l’Interessato potrà rivolgersi per conoscere l’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento dei dati e per esercitare i diritti previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali nei limiti e alle condizioni previste dalla stessa.
RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DATI
I dati di contratto del Responsabile della protezione dei dati (DPO) sono:
‒ email: dpo@acqualatina.it;
‒ telefono: +39 0773642382.
INTERESSATI
I dati trattati riguardano le seguenti categorie di interessati: Dirigenti, Dipendenti, Collaboratori dell’Azienda, Tirocinanti, Candidati ed ex lavoratori, Fornitori, Utenti ed altri eventuali Soggetti Segnalanti.
TIPOLOGIA DI DATI OGGETTO DEL TRATTAMENTO
In particolare, potrebbero essere trattati, i seguenti dati personali, elencati a titolo esemplificativo ma non esaustivo: dati anagrafici, codice fiscale, indirizzo di residenza, indirizzo di posta elettronica, immagini, dati bancari, dati fiscali, dati di pagamento e incassi – retribuzioni – dati personali relativi al documento di riconoscimento o relativi alla segnalazione.
FINALITA’ DEL TRATTATMENTO E BASE GIURIDICA
I dati personali del Segnalante verranno raccolti e trattati ai fini dell’esecuzione degli obblighi di legge previsti ai sensi del D. Lgs. 24/2023 (cd. Legge sul Whistleblowing).
La rivelazione dell’identità del segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, comunque espressamente autorizzate e istruite a trattare tali dati, può essere effettuata esclusivamente previo specifico consenso dell’interessato e nei casi previsti dalla legge.
MODALITÀ’ DI RACCOLTA
La raccolta dei dati personali potrà avvenire a seguito di ricezione della segnalazione, trasmessa per mezzo della piattaforma whistleblowing dedicata e/o in forma orale mediante richiesta di incontro diretto al Comitato Segnalazioni. Ulteriori dati personali potranno essere successivamente raccolti nel corso delle indagini per dar seguito alla segnalazione.
Le modalità di segnalazione non includono la posta elettronica ordinaria e la Pec, in quanto canali espressamente esclusi dalla normativa di riferimento e il cui eventuale utilizzo non potrà pertanto garantire un adeguata tutela della riservatezza del soggetto segnalante.
OBBLIGATORIETA’ DEL CONFERIMENTO DATI
Il conferimento dei dati di registrazione quali il nominativo e/o indirizzo email, è obbligatorio ed il loro mancato conferimento ha come conseguenza l’impossibilità di creare un whistleblower (soggetto segnalante) identificabile.
Si ricorda che la normativa, prevede che il whistleblower si renda riconoscibile al fine di potersi avvalere del regime di tutela accordatogli. Tuttavia, la segnalazione può essere effettuata anche in forma anonima ed in tal caso, sarà accettata e trattata solo se adeguatamente circostanziata e resa con dovizia di particolari, ove cioè sia in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.
MODALITÀ’ DI TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati personali avverrà per il tempo strettamente necessario allo scopo per il quale sono stati raccolti (gestione delle segnalazioni) e sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, pertinenza e trasparenza, tutelando la riservatezza, l’identità personale e il diritto alla protezione dei dati personali, nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e dal D.lgs 196/2003, così come modificato dal D.lgs 101/2018.
I suddetti dati verranno trattati, manualmente e/o mediante l’utilizzo di strumenti informatici o comunque elettronici da parte di soggetti ai quali il Titolare del Trattamento avrà opportunamente fornito le relative istruzioni, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati.
I dati saranno soggetti alle operazioni di trattamento previste dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati e comunque in modo da garantire la riservatezza ed evitare la perdita, la distruzione, gli accessi non autorizzati o trattamenti non consentiti.
I dati personali conferiti saranno trattati all’interno della Società dal Responsabile interno del trattamento, identificato nella figura del Comitato Segnalazioni, quale gruppo di funzioni che, a seconda del suo contenuto, inoltra la segnalazione per l’analisi e il trattamento al soggetto competente, in particolare:
- all’Organismo di Vigilanza per le “segnalazioni 231”;
- al Responsabile dell’istruttoria, per le “segnalazioni qualificate”;
- al Responsabile Internal Audit per le segnalazioni “Controllo interno e illeciti”.
Qualora l’OdV, il Responsabile dell’istruttoria o il Responsabile Internal Audit, debba avvalersi di personale della Società ai fini della gestione delle pratiche di segnalazione, tale personale per tale attività è appositamente autorizzato al trattamento (artt. 4, par. 10, 29, 32, par. 4 Regolamento e art. 2-quadeterdecies del Codice privacy) dei dati personali e, di conseguenza, il suddetto personale dovrà attenersi al rispetto delle istruzioni impartite, nonché di quelle più specifiche, connesse ai particolari trattamenti, eventualmente di volta in volta fornite dal soggetto che gestisce la segnalazione.
PERIODO DI CONSERVAZIONE
I dati personali conferiti saranno trattati per tutta la durata della gestione della segnalazione e, in seguito, saranno conservati in conformità alle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa, ovvero per il tempo necessario all’accertamento della fondatezza della segnalazione e, comunque non oltre dieci anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvo, adozione di provvedimenti disciplinari conseguenti e/o all’esaurirsi di eventuali contenziosi avviati a seguito della segnalazione o allo spirare dei termini per proporre impugnazione. Trascorsi i termini sopra riportati i dati saranno cancellati, salvo che non ne sia necessaria la conservazione per altre e diverse finalità previste da espressa previsione di legge.
DESTINATARI
I dati personali non potranno essere comunicati ad altri soggetti pubblici e/o privati tranne che in forza di una disposizione di legge o di regolamento che lo preveda ovvero previa autorizzazione espressa da parte dell’interessato.
I dati personali sono trattati da personale autorizzato, appartenente alla Società e/o al Responsabile del trattamento.
Sono destinatari dei dati raccolti a seguito della segnalazione, se del caso, Autorità giudiziarie, ordinarie e contabili/amministrative – Amministrazioni vigilanti.
In ogni caso, nessun dato personale sarà diffuso.
DIRITTI DEGLI INTERESSATI
La normativa applicabile in materia di protezione dei dati garantisce agli Interessati i seguenti principali diritti (I) il diritto di accesso, in particolare richiedendo, in qualsiasi momento, conferma dell’esistenza dei dati personali presso gli archivi del Titolare e la messa a disposizione in modo chiaro ed intelligibile di tali informazioni, nonché il diritto di conoscere l’origine, la logica e lo scopo del trattamento con espressa e specifica indicazione dei soggetti cui possono essere comunicati i dati; (II) il diritto di ottenere l’aggiornamento e la rettifica dei dati (tranne quelli valutativi), la cancellazione dei dati superflui o la trasformazione in forma anonima, nonché il blocco del trattamento e cancellazione definitiva in caso di trattamento illecito; e (III) qualora ne ricorrano i presupposti, la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati. La legge le riconosce inoltre la possibilità di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
La persona coinvolta o la persona menzionata nella segnalazione, con riferimento ai propri dati personali trattati nell’ambito della segnalazione, non possono esercitare – per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata – i diritti che normalmente il Regolamento (UE) 2016/679 riconosce agli interessati (il diritto di accesso ai dati personali, il diritto a rettificarli, il diritto di ottenerne la cancellazione o cosiddetto diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali e quello di opposizione al trattamento).
In tali casi, al soggetto segnalato o alla persona menzionata nella segnalazione è preclusa anche la possibilità, laddove ritengano che il trattamento che li riguarda violi i suddetti diritti, di rivolgersi al titolare del trattamento e, in assenza di risposta da parte di quest’ultimo, di proporre reclamo al Garante della protezione dei dati personali.